ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ

1. BEVEZETÉS

1.1 Általános Információk

Jelen Adatvédelmi Tájékoztató a Hospie Property Management System (továbbiakban: "Hospie PMS" vagy "Szolgáltatás") által végzett adatkezelési tevékenységekről nyújt részletes tájékoztatást.

Az adatkezelés megfelel:

• Az Európai Unió 2016/679 számú rendeletének (GDPR)
• Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek
• Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvénynek

1.2 Adatkezelő Adatai

Cégnév: TerminusMq Codes

Székhely: 2625 Kóspallag, Kossuth utca 40/a

Adószám:

Cégjegyzékszám:

E-mail: privacy@hospie.hu

Adatvédelmi tisztviselő: Szabó András Ferenc

DPO e-mail: dpo@hospie.hu

2. ALAPELVEK

Az adatkezelés során betartjuk az alábbi alapelveket:

2.1 Jogszerűség, Tisztességes Eljárás és Átláthatóság

• Minden adatkezelés jogszerű alapon történik
• Átlátható módon tájékoztatjuk az érintetteket
• Tisztességesen járunk el minden adatkezelési művelet során

2.2 Célhoz Kötöttség

• Adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtünk
• Az adatokat nem kezeljük a céllal össze nem egyeztethető módon

2.3 Adattakarékosság

• Csak olyan adatokat kezelünk, amelyek szükségesek a cél eléréséhez
• Nem gyűjtünk felesleges adatokat

2.4 Pontosság

• Gondoskodunk az adatok pontosságáról és naprakészségéről
• Pontatlan adatokat haladéktalanul töröljük vagy helyesbítjük

2.5 Korlátozott Tárolhatóság

• Az adatokat csak a szükséges ideig tároljuk
• Meghatározott törlési határidőket alkalmazunk

2.6 Integritás és Bizalmas Jelleg

• Megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük az adatokat
• Biztosítjuk az adatok biztonságát

2.7 Elszámoltathatóság

• Felelősséget vállalunk az adatkezelési tevékenységeinkért
• Bizonyítani tudjuk a megfelelőséget

3. KEZELT ADATOK KÖRE

3.1 Regisztrációs Adatok

3.1.1 Szálloda/Vállalkozás Adatai

• Szálloda neve
• Cégnév (ha eltér)
• Adószám
• Székhely címe
• Számlázási cím
• Kapcsolattartó neve
• E-mail cím
• Telefonszám
• Weboldal (opcionális)

Jogalap: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont)

Cél: Szolgáltatás nyújtása, számlázás, kapcsolattartás

Megőrzési idő: Szerződés megszűnése + 8 év (számviteli kötelezettség)

3.1.2 Felhasználói Fiókok

• Felhasználónév
• E-mail cím
• Jelszó (titkosítva)
• Név
• Beosztás
• Telefonszám
• Profilkép (opcionális)
• Nyelvi beállítások
• Időzóna

Jogalap: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont)

Cél: Azonosítás, hozzáférés biztosítása, személyre szabás

Megőrzési idő: Felhasználói fiók törlése + 30 nap

3.2 Vendégadatok (Szállodavendégek)

3.2.1 Alapadatok

• Név (vezetéknév, keresztnév)
• Születési dátum
• Állampolgárság
• Okmány típusa és száma
• Lakcím
• E-mail cím
• Telefonszám

Jogalap: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont), Jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c) pont) - vendégnyilvántartás

Cél: Foglalás kezelése, vendégnyilvántartás, kapcsolattartás

Megőrzési idő: Vendégnyilvántartás: 5 év (jogszabályi kötelezettség), Marketing célú adatok: hozzájárulás visszavonásáig

3.3 Technikai Adatok

3.3.1 Naplózási Adatok

• IP cím
• Böngésző típusa és verziója
• Operációs rendszer
• Látogatás időpontja
• Megtekintett oldalak
• Kattintások
• Felhasználói műveletek

Jogalap: Jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f) pont)

Cél: Biztonság, hibaelhárítás, teljesítmény optimalizálás

Megőrzési idő: 90 nap

4. ADATKEZELÉS JOGALAPJA

4.1 Hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a) pont)

• Marketing kommunikáció
• Analitikai cookie-k
• Profilkép feltöltése

4.2 Szerződés Teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont)

• Regisztrációs adatok
• Foglalási adatok
• Fizetési adatok
• Felhasználói fiókok

4.3 Jogi Kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c) pont)

• Vendégnyilvántartás (5 év)
• Számviteli bizonylatok (8 év)
• Adókötelezettségek

4.4 Jogos Érdek (GDPR 6. cikk (1) f) pont)

• Biztonság és csalásmegelőzés
• Rendszer optimalizálás
• Ügyfélszolgálat minőségbiztosítása

5. ADATTOVÁBBÍTÁS ÉS ADATFELDOLGOZÓK

5.1 Adatfeldolgozók

5.2 Harmadik Országba Történő Adattovábbítás

Adatokat csak akkor továbbítunk harmadik országba (EU-n kívül), ha:

• Az Európai Bizottság megfelelőségi határozatot hozott
• Megfelelő garanciák állnak rendelkezésre (Standard Contractual Clauses)
• Az érintett kifejezett hozzájárulását adta

5.3 Adattovábbítás Hatóságoknak

Adatokat csak akkor továbbítunk hatóságoknak, ha:

• Jogszabály kötelezi
• Bírósági végzés alapján
• Bűncselekmény megelőzése vagy felderítése érdekében

6. ADATBIZTONSÁG

6.1 Technikai Intézkedések

6.1.1 Titkosítás

• Átvitel közben: TLS 1.3 titkosítás (HTTPS)
• Tárolás közben: AES-256 titkosítás
• Adatbázis: Titkosított mezők érzékeny adatokhoz
• Mentések: Titkosított backup fájlok

6.1.2 Hozzáférés-Védelem

• Többfaktoros hitelesítés (2FA): Kötelező adminisztrátoroknak
• Szerepkör-alapú hozzáférés (RBAC): Minimális jogosultság elve
• IP whitelist: Adminisztrációs felülethez
• Session timeout: Automatikus kijelentkezés inaktivitás esetén

6.1.3 Hálózati Biztonság

• Firewall: Többrétegű tűzfal védelem
• DDoS védelem: Cloudflare vagy hasonló szolgáltatás
• Intrusion Detection System (IDS): Behatolás-észlelés
• Vulnerability scanning: Rendszeres biztonsági ellenőrzés

6.2 Szervezési Intézkedések

6.2.1 Hozzáférési Politika

• Need-to-know alapelv: Csak szükséges adatokhoz férhetnek hozzá
• Jogosultság felülvizsgálat: Negyedévente
• Távozó munkavállalók: Azonnali hozzáférés megvonás
• Külső munkatársak: Korlátozott, időbeli hozzáférés

6.2.2 Képzés és Tudatosság

• Adatvédelmi képzés: Évente kötelező minden munkatársnak
• Phishing tesztek: Rendszeres biztonsági tudatosság tesztek
• Incidenskezelési gyakorlatok: Félévente
• Adatvédelmi irányelvek: Mindenki számára elérhető dokumentáció

6.3 Incidenskezelés

Adatvédelmi incidens esetén:

• Hatóság értesítése: 72 órán belül
• Érintettek értesítése: Indokolatlan késedelem nélkül
• Intézkedések dokumentálása
• Megelőző lépések bevezetése

7. ÉRINTETTEK JOGAI

8. KÜLÖNLEGES ADATKEZELÉSI HELYZETEK

8.1 Kiskorúak Adatainak Kezelése

8.2 Különleges Adatkategóriák

Mit NEM kezelünk:

• Egészségügyi adatok
• Faji vagy etnikai származás
• Politikai vélemény
• Vallási vagy világnézeti meggyőződés
• Szakszervezeti tagság
• Genetikai adatok
• Biometrikus adatok
• Szexuális élettel kapcsolatos adatok

8.3 Kamerás Megfigyelés

Alkalmazás:

• Csak közös területeken (recepció, folyosók, parkoló)
• Szobákban és fürdőszobákban TILOS

Felvételek:

• Tárolási idő: 30 nap
• Hozzáférés: Csak biztonsági személyzet
• Továbbítás: Csak hatóságoknak, jogszabály alapján

9. COOKIE-K ÉS HASONLÓ TECHNOLÓGIÁK

9.1 Mi az a Cookie?

A cookie egy kis szöveges fájl, amelyet a weboldal a böngésződben tárol. Segít:

• Bejelentkezve maradni
• Beállításaid megjegyezni
• Weboldal használatának elemzésében

9.2 Használt Cookie Típusok

Részletes Cookie lista: Lásd Cookie Tájékoztató

10. MARKETING KOMMUNIKÁCIÓ

10.1 Hírlevél és E-mail Marketing

Feliratkozás:

• Kifejezett hozzájárulással (opt-in)
• Double opt-in megerősítéssel
• Bármikor leiratkozható

Tartalom:

• Új funkciók bejelentése
• Promóciók és akciók
• Iparági hírek és tippek
• Rendezvények

Leiratkozás:

• Minden e-mail alján leiratkozás link
• Beállítások > Értesítések
• E-mail: unsubscribe@hospie.hu

10.2 SMS Marketing

Feliratkozás: Kifejezett hozzájárulással

Gyakoriság: Maximum havi 4 SMS

Leiratkozás: STOP szó visszaküldése

11. ADATMEGŐRZÉS ÉS TÖRLÉS

11.1 Általános Megőrzési Időtartamok

11.2 Automatikus Törlés

Rendszeres törlési folyamatok:

• Napi: Lejárt session-ök, ideiglenes fájlok
• Heti: 90 napnál régebbi naplófájlok
• Havi: Inaktív vendégprofilok (marketing hozzájárulás nélkül)
• Éves: Lejárt megőrzési idejű adatok

11.3 Fiók Törlése

Felhasználó által kezdeményezett:

1. Bejelentkezés
2. Profil > Fiók törlése
3. Megerősítés (jelszó + e-mail)
4. 30 napos türelmi idő
5. Végleges törlés

12. ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ (DPO)

DPO Feladatai

• Adatvédelmi megfelelőség felügyelete
• Adatvédelmi képzések szervezése
• Adatvédelmi hatásvizsgálatok végzése
• Kapcsolattartás az Adatvédelmi Hatósággal
• Érintetti jogok gyakorlásának segítése
• Adatvédelmi incidensek kezelése

13. MÓDOSÍTÁSOK

13.1 Tájékoztató Módosítása

Mikor módosíthatjuk:

• Jogszabályi változások
• Új funkciók bevezetése
• Adatkezelési gyakorlat változása
• Biztonsági fejlesztések

Értesítés:

• E-mail értesítés (legalább 30 nappal előtte)
• Weboldal banner
• Bejelentkezéskor felugró ablak

Hatálybalépés:

• Értesítéstől számított 30 nap
• Sürgős esetben: azonnal (biztonsági ok)

14. KAPCSOLAT ÉS KÉRDÉSEK

15. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

15.1 Érvényesség

Ez az Adatvédelmi Tájékoztató 2026. február 6-től hatályos.

15.2 Nyelvi Verziók

• Elsődleges nyelv: Magyar
• Elérhető nyelvek: Angol, Német
• Eltérés esetén: A magyar verzió az irányadó

15.3 Irányadó Jog

A jelen Tájékoztatóra a magyar jog az irányadó.

15.4 Jogviták

Jogvita esetén elsősorban békés rendezésre törekszünk. Ennek sikertelensége esetén a magyar bíróságok illetékesek.